tlač ]Na co si dát při výběru virtuální kanceláře pozor
Zájemci o virtuální kancelář mají v ČR z čeho vybírat. Na trhu existuje celá řada provozovatelů, kteří tuto službu nabízejí. Jak se v jejich nabídkách orientovat, na co si dát pozor, k jaké variantě se nakonec přiklonit? Základní otázky, které by při kontaktu s provozovatelem virtuální kanceláře měly z vaší strany padnout, přinášíme na následujících řádcích.
ŽÁDNÝ P.O. BOX
Pokud chcete využívat virtuální kancelář jako sídlo společnosti, je potřeba, aby vám pronajímatel zabezpečil přijímání písemností a místo pro styk s veřejností. Tyto služby po vás totiž vyžaduje zákon. Řada firem, které se zabývají poskytováním virtuálních kanceláří, nabízí pouze korespondenční adresu, P.O. Box, prostě místo, kde není klientova společnost trvale kontaktovatelná a kde není zajištěn příjem doporučených písemností. V situaci, kdy řada podnikatelů využívá virtuální kancelář zároveň jako sídlo své firmy, může takový provozovatel vaší společnosti značně uškodit. Pokud tedy plánujete virtuální kancelář využívat u své firmy jako sídlo, které máte zapsané v obchodním rejstříku, zjistěte si, jestli je firma schopna minimálně zabezpečit přijímání písemností a styk s veřejností. Existence recepce a úroveň vystupování recepčních mnohé napoví.
„Na každém našem business centru máme fungující recepci s asistentkami, které zajišťují kontakt za všechny společnosti s veřejností. Díky této službě se nemůže stát, že by společnosti na našich business centrech nebylo možné kontaktovat,“ uvádí Mária Ščamburová, obchodní ředitelka společnosti OFFICE HOUSE.
GARANCE PŘEBÍRÁNÍ PÍSEMNOSTÍ
Podle §31 odst. 16 živnostenského zákona musí podnikatel zajistit v sídle své společnosti přebírání písemností zasílaných na adresu společnosti.
Provozovatel business centra vám musí zaručit řádné přebírání poštovních zásilek a schopnost okamžitě avizovat přijetí zásilky. Trvejte na důkladném seznámení s tím, jak pro vás tuto činnost zabezpečí.
„Klient od nás získává informaci o zásilce nebo dopise bezprostředně po jejím obdržení. Podle dohody mu dáváme vědět e-mailem, SMS nebo přímo telefonátem, následně podle klientových instrukcí vybavíme doručení zásilky na příslušnou adresu,“ říká Ščamburová.
GARANCE KONTAKTU S VEŘEJNOSTÍ A ÚŘADY
Podle §31 odst. 2 a 3 živnostenského zákona musí podnikatel ve svém sídle zajistit kontakt společnosti s veřejností a státními orgány.
Jako uživatel virtuální kanceláře máte mít dokonalý přehled o všech návštěvách. Zjistěte si, jakým způsobem provozovatel při těchto návštěvách postupuje, jak tyto návštěvy eviduje, jak a kdy vám dá vědět, že vůbec nějaká návštěva proběhla. Trvejte na tom, aby vás provozovatel přesvědčil, že je business centrum dostatečně kapacitně vybaveno na to, abyste měli možnost využívat zasedací místnost pro účely obchodních jednání.
„Kromě fungující recepce disponují všechna naše business centra zasedacími místnostmi, které jsou určené pro naše klienty. Ve vybraných business centrech jsme dokonce už také začali nabízet krátkodobé pronájmy kompletně zařízených kanceláří. V případě potřeby schůzky tak má klient k dispozici prostory přímo na adrese své virtuální kanceláře,“ prozrazuje Ščamburová.
GARANCE KONTINUITY SLUŽEB
Podle §31 odst. 2 živnostenského zákona musí provozovatel virtuální kanceláře prokázat vlastnické či jiné užívací právo k prostorám, v nichž je umístěno sídlo společnosti.
Provozovatel business centra vám musí garantovat, že v průběhu trvání smlouvy nedojde ke změně vlastnických práv k prostorám, ve kterých je umístěno sídlo vaší společnosti. V opačném případě hrozí trvalé riziko, že společně s právem poskytovatele k užívání dané nemovitosti automaticky a bez vaší možnosti jakkoli reagovat zanikne i váš právní titul k užívání sídla společnosti. V tomto případně se pak dostanete do situace, kdy budete muset okamžitě hledat jinou adresu vhodnou pro umístění sídla společnosti, jinak vám hrozí sankce ze strany orgánů státní správy, v krajním případě i likvidace společnosti. Po dobu změny sídla z důvodu výpovědi z prostor vás navíc nebudou schopni kontaktovat vaši klienti a partneři. V podobných případech totiž automaticky končí i provoz recepce původního poskytovatele virtuální kanceláře.
„Už v několika případech se u různých konkurentů stalo, že business centrum, ve kterém nabízeli své služby, nebylo v jejich vlastnictví. V okamžiku, kdy poté dostali výpověď, se rázem všechny firmy, které na příslušné adrese měly zaregistrované sídlo, ocitly v problémech. Abychom předešli těmto problémům, veškeré nemovitosti, ve kterých tuto službu poskytujeme, patří naší společnosti anebo některému subjektu, který je s naší společností spřízněn. Díky této skutečnosti jsme schopni garantovat kontinuitu našich služeb – nehrozí riziko, že by služby byly ukončeny z důvodu neshod s majitelem prostor,“ říká Ščamburová.
Přečtěte si také ostatní články tohoto vydání AKONTinfa:
- Mezinárodní daňové plánování není jen o výši daní [AKONTinfo 3/2010, 1.9.2010]
- Trust jako nejúčinnější nástroj ochrany majetku [AKONTinfo 3/2010, 1.9.2010]
- Vytýkací řízení a místní šetření [AKONTinfo 3/2010, 1.9.2010]
- Švýcarský holding [AKONTinfo 3/2010, 1.9.2010]
- Úroky mezi spřízněnými osobami [AKONTinfo 3/2010, 1.9.2010]
- V ČR roste zájem o zakládání firem na klíč - letos už bylo tímto způsobem založeno přes 1500 společností [AKONTinfo 3/2010, 1.9.2010]
