Overovanie dokumentov
Využívanie zahraničných spoločností na daňovú optimalizáciu či ochranu majetku býva často spojené s právnymi úkonmi priamo na území Slovenskej republiky, či už ide o zakladanie dcérskych spoločností a ich zápisy v obchodnom registri, otváranie účtov v Stredisku cenných papierov alebo účtov v slovenských bankách a mnohé ďalšie. Bohužiaľ, veľa subjektov, ktorým sú predkladané zahraničné dokumenty, má skreslenú predstavu o tom, ako majú byť dané dokumenty overené a preložené. Na objasnenie týchto problémov prikladáme krátky rozbor súčasného právneho stavu.Dňa 16. marca 1999 vstúpila pre Českú republiku v platnosť Dohoda o zrušení požiadavky overovania cudzích verejných listín (Dohoda o apostilácii – ďalej len Dohoda). Od tohto dátumu je vďaka pristúpeniu zjednodušená procedúra overovania zahraničných dokumentov (predtým vyžadovaná tiež tzv. superlegalizácie, t.j. ďalší stupeň overenia miestne príslušným zastupiteľským úradom ČR), ktoré majú v súčasnej dobe prejsť nasledujúcimi procedúrami:
- notarizácia dokumentov v danej krajine,
- apostilácia notárskeho overenia v danej krajine,
- preklad dokumentov do českého jazyka súdnym prekladateľom.
apostilačná dohoda
Najprv v stručnosti uveďme niekoľko základných informácií o Dohode. Schválená bola dňa 5. októbra 1961 na konferencii v Haagu a jej depozitárom je holandská vláda. Tej štáty zasielajú napr. svoje rozhodnutie pristúpiť k Dohode a informácií o tom, ktoré ich vnútroštátne orgány môžu vydávať apostilačné doložky. Zámerom štátov zúčastnených na zmienej konferencii, ktorý bol uzavretím Dohody dosiahnutý, bolo zrušiť požiadavku diplomatického alebo konzulárneho overovania cudzích verejných listín (čl. 1). Táto čisto formálna požiadavka nepríjemne komplikovala a preťahovala napr. proces zakladania dcérskych spoločností alebo otvárania bankových účtov a účtov cenných papierov v zahraničí.Inšpiráciou pri zvolávaní tejto konferencie aj pri formulácií samotného textu Dohody boli predovšetkým zmluvy o právnej pomoci, alebo skôr ich určité ustanovenia, ktoré na bilaterálnej úrovni zakotvovali podobné princípy ako Dohoda, t.j. štáty si v nich vzájomne uznávali platnosť verejných listín. Aj Česká republika mala uazvretých niekoľko desiatok takých zmlúv, ale väčšina z nich bola s krajinami bývalého socialistického bloku. Zo štátov EÚ sme mali zmluvu o právnej pomoci len s Francúzskom, Španielskom a Gréckom. V tejto súvislosti by sme chceli poznamenať, že tieto zmluby nie sú, prirodzene, účinnosťou Dohody nijako dotknuté – platnosť verejných listín z týchto štátov nie je podmienená apostiláciou a tieto listiny, ak platia v štáte pôvodu, platia aj v ČR.
Čl. 2: „Kžadý zmluvný štát oslobodí od legalizácie listiny, pre ktoré platí Dohoda a ktoré majú byť predložené na jeho území. Pre účely tejto zmluby sa overovaním rozumie len formálny úkon, ktorým diplomatickí alebo konzulárni zástupcovia krajiny, v ktorej má byť listina predložená, potvrdzujú pravosť podpisu, oprávnenosť osoby listinu podpísať, a ak to treba, pravosť pečate alebo pečiatky, ktorou je vybavená.“
Čl. 3: „Jediným formálnym úkonom, ktorý môže byť požadovaný za účelom potvrdenia pravosti pdpisu, oprávnenosti osoby lsitinu podpísať, a ak je to treba, pravosti pečate alebo pečiatky, ktorým je vybavená, je pripojenie doložky podľa článku 4 Dohody, ktorú vystaví príslušný úrad štátu, v ktorom bola listina vydaná.Formálny úkon podľa predchádzajúce odseku však nemôže byť vyžadovaný, ak buď platné zákony, predpisy alebo prax v štáte, kde je lsitina predkladaná, alebo dohoda medzi dvoma alebo viacerými zmluvnými štátmi tento úkon zrušili alebo zjednodušili alebo oslobodili danú listinu z povinnosti overovania.“
Z ustanovení týchto článkov predovšetkým vyplýva (čl. 2), že štáty zúčastnené na tejto dohode – t.j. pôvodní signatári a štáty pristúpivšie neskôr, ako napr. ČR – nie sú naďalej oprávnené požadovať tzv. (super)legalizáciu verejných listín. Superlegalizáciou sa rozumie, že štát, aby uznal verejnú listinu vydanú na území iného štátu, požadoval, okrem napr. overenia notárom tohto štátu, overenie pravosti listiny svojím konzulátom v tomto štáte. Problém býva predovšetkžm v tom, že konzuláty nemohli overovať pečiatky všetkých úradov, ale obvykle len ministerstva zahraničných vecí (alebo ekvivalentného orgánu) daného štátu. Ďalším problémom bolo, že Česká republika zďaleka nemá konzuláty vo všetkých štátoch, a tak verejné listiny z niektorých štátov museli najskôr putovať na konzulát v inom štáte, ktorý bol oprávnená také overenie poskytnúť, než boli prijaté pre české úrady a súdy a mohli byť použité v ČR.Túto zdĺhavú, nákladnú a vmnohých štátoch odlišne upravenú prax nahrádza Dohoda unifikovaným postupom, ktorý v porovnaní s vyššie popísanou procedúrou znamená značné zjednodušenie (čl. 3). Jediným overením, ktoré sú signatári Dohody oprávnení požadovať, je apostilačná doložka, ktorá je prílohou k Dohode. Táto doložka má normovaný tvar (štvorec so stranami najmenej 9 cm) a predpísané náležitosti. Tu uvádzame jej vzor tak, ako ho obsahuje zmienená príloha:
- Orgánom povereným vydávať overenia (apostily) listín, vydávaných justičnými orgánmi, vrátane listín vydávaných alebo overovaných notármi, je Ministerstvo spravodlivosti Českej republiky, medzinárodný odbor.
- V ostatných prípadoch listín, vydávaných orgánmi štátnej správy alebo inými orgánmi, je orgánom povereným na vydanie overenia (apostily) Ministerstvo zahraničných vecí Českej republiky, konzulárny odbor.
